‘Welke opzet zou je aanraden bij een hybride bijeenkomst?’
Dat hangt nogal af van je doel en de mogelijkheden die je hebt. Soms bepaalt de situatie welke mogelijkheden je hebt voor het design van een hybride bijeenkomst. Een buurthuis met beperkte wifi geeft andere mogelijkheden dan bijvoorbeeld een flitsende nieuwe kantoorzaal met alles er op en er aan. Internet en techniek bepalen voor een deel het design, maar er zijn nog veel meer variabelen om rekening mee te houden.
Je kunt het zien als een mengpaneel, een schuifje iets verplaatsen geeft al een heel ander geluid of een andere sfeer. Je hebt grote en kleine schuifjes.
Mengpaneel
De grote schuifjes gaan over zaken als het aantal mensen on- en offline, het aantal offline groepen, de mate van gewenste interactie, het aantal beschikbare facilitators, de technische handigheid van deelnemers, etc. Kleine schuifjes gaan over specifieke invulling en werkvormen. Met z’n allen aan tafel met een laptop voor je neus geeft een heel andere sessie dan de laptops thuislaten. En een stream met chat geeft een hele andere interactie dan een virtueel balletje overgooien van online naar offline en weer terug.
Special edition
Zo kun je op allerlei manieren variëren. Het risico van al die mogelijkheden is dat je niet meer weet wat te kiezen. Daarom is het handig om een paar basis instellingen goed te kennen en voor speciale situaties een apart plan te maken. Zoals in een ijssalon: er is altijd veel vraag naar aardbei en vanille, die hebben we sowieso, de kaneelsmaak is een echte wintertopper en voor het 500 jarig bestaan van de stad maken we een special edition.
Keuzecriteria
Zorg ervoor dat je bij de voorbereiding scherp krijgt wat je écht wilt bereiken in de bijeenkomst.
Je kunt het ook omdraaien: wat vinden we belangrijk bij hybride meetings en wat willen we met deze specifieke bijeenkomst bereiken?
‘Wij vinden het belangrijk dat online en offline deelnemers volwaardig kunnen deelnemen en in deze meeting moeten we een besluit nemen over project X. Het is echt belangrijk dat iedereen goed deel kan nemen aan dit gesprek. Eigenlijk kan het brainstormen over het afdelingsuitje ook wel op een andere manier en dat kan iedereen op z’n eigen moment doen.’ Met deze gegevens kan je gericht gaan kijken wat je nodig hebt en ook goed mensen briefen (denk vergeet daarbij de locatie contactpersoon niet).
Voer samen het gesprek
Het helpt om met je organisatie of team nu het gesprek te voeren over wat jullie belangrijk vinden. Heb je geen idee hoe je dat gesprek moet voeren of wat daarin zeker aan de orde moet komen?
Overweeg dan een Hybride proeverij: een middag praktijk ervaring met verschillende hybride settings, waarna je goed weet waar je op moet letten en wat voor jouw situatie belangrijk is.
Als je de smaak te pakken hebt, kun je daarna instromen in dag 2 en 3 van de training Faciliteren van Hybride meetings.
Comments